Электронный курс по информатике | Базы данных

Тема 2.Общие сведения о СУБД MS Access. Основные объекты  MS Access. Примеры.

MS Access - это программа, с помощью которой можно быстро и довольно просто создавать базы данных, заполнять их и работать с ними. Access является СУБД реляционного типа, в которой реализованы все средства и возможности современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном файле. Access в переводе с английского означает «доступ». MS Access — это функционально полная реляционная СУБД, одна из самых мощных, гибких и простых в использовании. В ней можно решить большинство задач, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic for Application. Access входит в состав пакета Microsoft Office

Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

Через стартовое меню (Пуск – Поиск) найдите и откройте учебную базу «Борей». Выйдите на окно базы данных, закрыв все формы. Слева представлены все элементы Access. Ознакомьтесь с ними.

 Таблицы - это основные и самые необходимые объекты любой БД, предназначены только для хранения данных. Access может содержать целый набор взаимосвязанных таблиц.

 Запросы - это объекты, создаваемые для обработки базы данных: сортировки, фильтрации, объединения, отбора, изменение и вычисления по формулам.

 Формы - это объекты, позволяющие вводить в базу новые данные или просматривать уже существующие, в удобной для пользователя форме. Форма обычно отображает по одной записи таблицы.

 Отчеты - это объекты для вывода данных на принтер или другое устройство вывода в удобном и наглядном виде. Например, в виде бланка или счета.

 Макросы - это набор макрокоманд. Например: открыть форму, напечатать таблицу. Когда возникает необходимость частого выполнения одних и тех же операций с БД, имеется возможность сгруппировать набор команд в один макрос. Макрос закрепляют за определенной комбинацией клавиш клавиатуры или кнопкой, нажатие которой приводит к выполнению всей последовательности действий записанных в макросе.

 Модули - это программы созданные средствами языка Visual Basic. Позволяющие дополнить стандартные средства Access, если уже имеющихся не хватает для реализации всех требований к работе СУБД. Программист может расширить возможности системы, дописав необходимые модули и добавив их в БД.

Все данные в реляционной БД представлены в виде таблиц. Таблица - это основной объект любой базы данных, поэтому создание любой БД начинается с создания таблиц. Каждая строка таблицы содержит информацию  только об одном объекте и называется записью. Столбец таблицы содержит  однотипную   для всех записей  информацию и называется полем. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Поля обладают определенными свойствами, от которых зависит какие данные можно в него вносить и какие операции можно выполнять. Самым главным и уникальным свойством любого поля является его Имя. В одной и той же базе данных не может быть двух полей с одинаковым именем. В противном случае, компьютер просто запутается в их содержимом. Имя поля не может содержать знаки «.» и «!». Имя - это внутренняя информация базы данных, не видимая для использующего уже готовую базу. Пользователь видит Подпись. Подпись - это то, что отображается в заголовке поля. Разным полям, например, можно задать одинаковые подписи. Это вполне возможно и не вызовет ошибки, поскольку поля при этом по-прежнему сохраняют свои отличные друг от друга имена. Если подпись не указана, то в заголовок просто дублируется Имя поля. Каждому полю задается определенный тип данных в зависимости от информации, которая в нем хранится.

Типы данных MS Access:

Текстовый -текст или комбинация любых символов, например: адрес, фамилия, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, коды. Сохраняет до 255 знаков. Свойство Размер поля определяет максимальное количество знаков, которые можно ввести в поле.

 Поле МЕМО -длинный текст, например, примечания или описания. Сохраняет до 65 535 знаков.

 Числовой - данные, используемые для математических вычислений.  Конкретный тип числового поля определяется значением свойства Размер поля (байт – 1б., целое – 2б., длинное целое – 4б., одинарное с плавающей точкой – 4б., двойное с плавающей точкой – 8б.).

 Дата/время - значения дат и времени. Сохраняет 8 байтов.

 Денежный - используется для денежных значений вместе с денежными единицами и для предотвращения округления во время вычислений. Сохраняет 8 байтов.

Счетчик - автоматическая нумерация. Сохраняет 4 байта.

 Логический - данные, принимающие только одно из двух возможных значений, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл». Значения Null не допускаются. Сохраняет 1 бит.

 Поле объекта OLE -  внешние объекты (документы  Word, электронные таблицы Excel, рисунки, звукозапись или другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Сохраняет до 1 Гигабайта.

Гиперссылка - может иметь вид адреса сайта Интернет или электронной почты и путь к файлу. Сохраняет до 64 000 знаков.

 Мастер подстановок - создает поле с выпадающим  списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.

При выборе типа данных для поля необходимо учитывать следующее:

 Какие значения должны отображаться в поле. Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных.

 Сколько места необходимо для хранения значений в поле.

 Какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, Microsoft Access позволяет суммировать значения в числовых полях и в денежных полях. Однако не допускается суммирование значений полей с типом данных Текстовый или Поле объекта OLE.

 Нужна ли сортировка или индексирование поля.

Одним из основных свойств поля является его Длина. Обычно она выражается в символах или знаках. Определяя тем самым, сколько информации в поле может поместиться. При попытке ввести больше символов, чем максимально возможная длина - происходит ограничение длины, блокирующее дальнейший ввод.

Создание базы данных следует начинать с детальной разработки структуры ее таблиц. Эта структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в нее как можно меньше данных. Для надежной работы связей между всеми таблицами базы данных и быстрого поиска по данным из одной таблицы всех связанных с ними записей в других таблицах, необходимо предусмотреть так называемые уникальные (ключевые) поля, значения в которых не могут повторяться. Например, поле Фамилия в таблице Автор вполне может содержать нескольких Ивановых, Петровых или Сидоровых. Это означает, что это поле не являются уникальным и поэтому их нельзя использовать для связи между таблицами. Поле Название - более удачный кандидат на почетное звание уникального поля, но не тут то было... Многие современные авторы очень любят называть свои произведения в точности так, как это делали Пушкин, Лермонтов или Толстой. Что же тогда остается делать? Выход всегда есть! Если ни одно поле в Вашей таблице не приемлемо как уникальное, то его можно создать искусственно. Например, введя в таблицу код записи. Это могут быть буквы, цифры или их комбинация, но самое главное - они не будут повторяться, а значит, станут уникальными для каждой записи в таблице.

Каждое поле таблицы может иметь ряд свойств:

 Формат поля – определяется для полей числового, денежного типа, полей типа Счетчик и  Дата\Время. Выбирается один из форматов представления данных.

 Число десятичных знаков - определяет количество разрядов в дробной части числа.

Маска ввода - определяет  шаблон для ввода данных. Например, можно установить разделители при вводе телефонного номера

Подпись поля - содержит надпись, которая может быть выведена рядом с полем в форме или отчете ( данная надпись может и не совпадать  с именем поля, а также может содержать поясняющие сведения).

Значение по умолчанию -  содержит значение, устанавливаемое по умолчанию в данном поле таблицы. Например, если в поле Город ввести значение по умолчанию Уфа, то  при вводе записей  о проживающих в Уфе, это поле можно пропускать, а соответствующее значение (Уфа) будет введено автоматически. Это облегчает ввод значений, повторяющихся чаще других.

Условие на значение - определяет множество значений, которые пользователь может вводить в это поле при заполнении таблицы. Это свойство позволяет избежать ввода недопустимых в  данном поле значений.   Например, если стипендия студента не может превышать 250 р., то для этого поля можно задать условие на значение: <=250.

Сообщение об ошибке - определяет сообщение, которое появляется на экране в случае ввода  недопустимого значения.

Обязательное поле - установка, указывающая на то, что данное поле требует обязательного заполнения для каждой записи. Например, поле Домашний телефон  может быть пустым для некоторых записей ( значение Нет в данном свойстве). А поле Фамилия не может быть пустым ни для одной записи       (значение Да).

Пустые строки - установка, которая определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк (“ “).

Индексированное поле - определяет простые индексы для ускорения поиска записей.

Верхняя панель окна базы данных.

Открыть - открывает выбранный объект для изменения и редактирования. В случае работы с таблицами, дает возможность добавить новые записи в базу, просмотреть и отредактировать уже имеющиеся.

Конструктор - открывает выбранный объект в режиме конструирования. Это означает, что отображается внутренняя структура объекта, дающая возможность редактировать не содержимое, а все построение объекта. Для таблицы - это возможность добавить необходимые поля или изменить свойства существующих. В форме - возможность создавать и изменять элементы управления и т.д. Это режим разработки, а не эксплуатации и поэтому должен быть доступен только разработчикам.

Создать - создает новый объект выбранного вида. Этот режим тоже предназначен для проектировщиков. Создание таблиц, запросов, форм и отчетов возможно несколькими способами. В автоматическом режиме, с помощью конструктора или мастера.

Для определения связей нужно перейти в окно базы данных и выполнить команду Сервис - Схема данных. После этого Access откроет  окно Схема данных   и окно Добавление таблицы. В окне Добавление таблицы нужно выделить имена таблиц, добавляемых в схему данных, и нажать на кнопку Добавить. После этого данное окно можно закрыть.

В окне Схема данных появятся имена всех указанных таблиц вместе со списками полей. Нужно  выделить ключевое поле ключевой таблицы и перетащить его на аналогичное поле в связываемой таблице. В результате появится диалоговое окно Связи. Чтобы в связанных таблицах не нарушалась целостность данных, нужно щелкнуть по флажку Обеспечение целостности данных.  После этого Access  сделает невозможным запись в подчиненную таблицу  такого значения общего поля, которого нет в таблице ключевой. После установления целостности данных Access  включает  две дополнительные опции: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Если выбрать  первую опцию, то при изменении какого-либо значения ключевого поля в ключевой таблице Access автоматически обновит  значения этого поля для соответствующих записей во всех связанных таблицах. Например, если у одного из учащихся изменился номер читательского билета в таблице Список, то он автоматически должен поменяться и в таблице Регистрация. Выбор второй опции  при удалении одной из записей в ключевой таблице приведет к удалению тех записей  в подчиненных таблицах. Для завершения процесса создания связей, нужно щелкнуть по кнопке Создать. Access нарисует линию  между таблицами в окне Схема данных, указывающую на наличие связи между ними.  На конце линии у таблице со стороны "один" будет нарисована цифра 1, а  на другом  конце ,  у таблицы со стороны "много" - символ бесконечности ∞. После закрытия этого окна все установленные связи будут сохранены.

Контрольные вопросы:

Copyright © 2005. Петрова Людмила Борисовна

 

Хостинг от uCoz