Тема 7. Работа с базами данных в электронных таблицах Excel. Сортировка и фильтрация данных. Создание полей с выпадающим списком.
База данных - это совокупность
связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку. Например,
базой данных является расписание полетов самолетов или информация об учениках
школы и их успеваемости. Большинство баз данных для хранения своей информации
использует таблицы. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в базах
данных называются записями и полями.
Основным назначением базы данных является быстрый поиск содержащейся в ней
информации и выборка информации по заданному условию.
Microsoft Excel располагает набором команд
в меню ДАННЫЕ, которые позволяют удобно работать с таблицей как с базой данных. При выполнении
этих команд следует выделить ячейку в базе данных. Microsoft Excel автоматически
определяет и обрабатывает всю базу. Данные, расположенные в столбцах и строках
рабочего листа обрабатываются как набор полей, образующих записи.
С помощью команды ДАННЫЕ - СОРТИРОВКА можно упорядочить записи в базе данных в соответствии с содержимым определенных столбцов. Например, упорядочить базу сведений об учащихся по фамилиям, по классам, по возрасту. На экране появится окно диалога, в котором следует задать по какому полю произвести сортировку и направление (по возрастанию или по убыванию). Excel допускает только три уровня (ключа) сортировки.
С помощью команды ДАННЫЕ - ФИЛЬТР -
АВТОФИЛЬТР можно выбрать только те данные, которые удовлетворяют
определенным условиям или имеют определенные значения. При этом прочие
строки будут временно скрыты. Команда АВТОФИЛЬТР помещает кнопки раскрывающихся
списков (кнопки со стрелкой) в первую строку с метками столбцов. С их
помощью можно выбрать элементы базы, которые следует вывести на экран. Например,
можно вывести на экран всех учащихся одного класса, одного года рождения.
Команда ДАННЫЕ - ФОРМА отображает по одной записи и служит для удобного просмотра и ввода данных.
Для быстрого и удобного ввода данных можно создать также выпадающий список. Выделим поле для создания списка и выполним команду ДАННЫЕ - ПРОВЕРКА - СПИСОК. В поле источник вводятся значения выпадающего списка, разделенные ";" или указывается диапазон ячеек, где они находятся.
Задание. Произвести следующие операции с таблицей, содержащей сведения о сотрудниках:
1. Ввести в поля пол и должность выпадающий список.
2. Рассчитать по формулам поля возраст и стаж работы на фирме.
3. Отсортировать сотрудников по полу и затем еще по возрасту по убыванию.
4. Выбрать всех сотрудников с высшим образованием.
5. Выбрать всех сотрудников со стажем свыше 3-х лет
Copyright © 2005. Петрова Людмила Борисовна